هر تیم مدیریت پروژه ای قبل از هر گونه اقدامی می بایست بصورت کلان عوامل و فرآیندهای تغییر در پروژه را طبق یک استراتژی قابل توسعه بررسی کند، که مراحل زیر می تواند در این مسیر بسیار مفید و راهگشا باشند.با دانستن هفت مرحله کنترل تغییر ، می توانید مطمئن شوید که پروژه و سازمان شما می تواند از مزایای آن بهره مند شود و از دام های یک فرآیند کنترل تغییر بد جلوگیری کند.
- تغییر را شناسایی کنید.
اولین کاری که باید انجام دهید این است که متوجه تغییر شوید. این موضوع می تواند از طرف هر فرد یا گروهی در تیم پروژه، یک ذینفع یا حتی یک تأمین کننده باشد. باید کانالی باز باشد تا این پیشنهادات دریافت شوند. یک پیشنهاد تغییر اصولی قبل از هر چیزی دلیل و میزان سود آن برای پروژه یا سازمان را توضیح می دهد. اگر فورس و یا عوامل دیگری برای تغییر وجود دارد، آنها را در فرم درخواست تغییر مشخص کنید. سپس به گزارش تغییرات اضافه می شود. - محدوده را تعریف کنید.
یکی از عوامل اصلی کنترل تغییر، درک دامنه یک تغییر بالقوه است. محدوده، کل طرح پروژه شما، از جمله اهداف پروژه، مسئولیت های هر یک از اعضای تیم و زمان بندی های خاص برای تکمیل مسئولیت های پروژه را توصیف می کند. درک دامنه می تواند به شما کمک کند تا بررسی کنید که آیا درخواست تغییر با اهداف پروژه مرتبط است یا خیر و اینکه آیا درخواست دارای اطلاعات مهمی است که ذینفعان باید برای ایجاد یک تغییر آگاهانه در نظر بگیرند. یک محدوده پروژه به خوبی ساخته شده ممکن است عوامل زیر را مشخص کند:
• شرح اهداف پروژه
• محدودیت های پروژه
• استانداردهای تضمین کیفیت
• محصولات یا خدماتی که یک پروژه ممکن است طراحی و ارائه کند - آثار بالقوه تغییر را ارزیابی کنید.
هنگامی که دامنه پروژه خود را درک کردید، ممکن است بینش بهتری در مورد راه حل های اجرای تغییرات و نتایجی که ممکن است پس از اجرای آنها رخ دهد به دست آورید. مهم است که همه گزینهها را برای تغییر در نظر بگیرید و هر گزینه روی چه جنبههایی از پروژه تأثیر بگذارد. در اینجا چند ابهام وجود دارد که ممکن است برای ارزیابی تأثیر تغییر از خود بپرسید:
• آیا این تغییر می تواند بر جدول زمانی یا بودجه پروژه تاثیر بگذارد؟ اگر چنین است، چگونه؟
• این تغییر روی چه کسانی در تیم ممکن است تأثیر بگذارد؟
• برای اجرای این تغییر به چه ابزارهایی نیاز دارید؟
هنگامی که تغییر پیشنهاد شد، اکنون بر عهده مدیر پروژه است که آن را در زمینه بزرگتر پروژه در نظر بگیرد. این تغییر چگونه بر تعدادی از متغیرها تأثیر خواهد گذاشت؟ برخی از چیزهایی که باید در مورد آنها فکر کنید، هزینه ها، و اینکه آیا صرفه جویی می شود یا هزینه بیشتری از پول مورد نیاز است. مزایای آن مسائل هزینه چیست؟ آیا محدودیت قانونی یا نظارتی وجود دارد؟ این تغییر چه تاثیری بر برنامه شما خواهد داشت؟ آیا نیاز به استفاده از منابع بیشتری دارید؟ در مورد پروژه های دیگر و کسب و کار کلی چطور؟ آیا این تغییر خطرات یا مسائل جدیدی را برای پروژه به همراه خواهد داشت؟ هنگامی که مدیر پروژه بررسی های لازم را انجام داد، توصیه می کند که تغییر یا تایید یا رد شود.
- منطقی و به موقع تصمیم گیری کنید.
مدیر پروژه توصیه می کند اما همیشه مرجع تصمیم گیری نهایی در مورد تغییر نیست. آن شخص یا آن افراد هر که باشند، مدیر پروژه یافته های خود را به آنها ارائه خواهد کرد. سپس، شخص یا افرادی که مجاز به تصمیم گیری هستند، تغییر را می پذیرند. تغییر را بپذیرید، اما با یادداشت ها و شرایط؛ رد کردن تغییر؛ یا به تعویق انداختن، به این معنی که تغییر در حال حاضر به جریان انداخته نخواهد شد.، اما در تاریخ بعدی بیشتر مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
مقاومت زمانی ظاهر می شود که مقدار زیادی ریسک مرتبط با تغییر وجود داشته باشد. این ریسک می تواند ناشی از تأثیرگذاری بر وابستگی ها، بازگشت سرمایه و همراه با تخصیص بودجه ای باشد که می تواند موفقیت یک پروژه را تهدید کند. پیشبینی و آماده شدن برای مقاومت با تجهیز رهبری به ابزارهایی برای مدیریت، به چرخه زندگی تغییر آرام کمک میکند.
در صورت لزوم درخواست تغییر رسمی را به مدیریت سطح بالاتر ارسال کنید…
سازمانها معمولاً زنجیرهای از فرمان برای تأیید تغییرات در سیاستها، رویهها، نقشهای شغلی و پروژههای محل کار دارند. اکثر درخواستهای تغییر عمده اغلب نیاز به تأیید ذینفعان شرکت دارند، زیرا ذینفعان میتوانند منابعی را برای تغییراتی که ممکن است تأثیر بیشتری بر پروژه و دامنه آن داشته باشد، فراهم کنند. استفاده از طرح مدیریت تغییر ممکن است به سادهسازی تأییدیههای درخواست و طراحی استانداردهای تضمین کیفیت برای تغییرات احتمالی در یک پروژه کمک کند. - برنامه های پروژه را تنظیم کنید.
پس از دریافت تایید درخواست تغییر، برنامه های پروژه را بر اساس آن تنظیم کنید و تغییرات را مستند کنید. برخی از درخواستها ممکن است از شما بخواهند که محدوده پروژه را به طور کامل بازبینی کنید و اهداف جدید، روشهای واگذاری وظایف به اعضای تیم یا امکان افزایش تخصیص بودجه پروژه را بررسی کنید. تنظیم برنامه های پروژه ممکن است به شما در ایجاد یک نتیجه گیری آگاهانه در مورد اثربخشی تغییر سیستم کمک کند.
این مرحله “نقشه راه” است که شروع، مسیری که باید طی شود و مقصد را تعیین می کند. منابع مورد اهرم، هدف و هزینه ها را در برنامه بگنجانید. یک عنصر حیاتی برنامه ریزی، ارائه یک فرآیند چند مرحله ای به جای تغییرات ناگهانی و برنامه ریزی نشده با ترسیم پروژه با مراحل واضح با اهداف، مشوق ها، اندازه گیری ها و تجزیه و تحلیل قابل اندازه گیری است.
در فرآیند برنامه ریزی، انتخاب منابع و تامین مالی عناصر بسیار مهمی هستند، همچنین ابزارهای مورد نیاز برای آموزش مجدد، بازآموزی، و بازنگری در اولویت ها و شیوه ها. بسیاری از مدل ها جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها را شناسایی می کنند. گزارش شفاف امکان ارتباط بهتر، توزیع مناسب انگیزه ها و اندازه گیری موفقیت های تجاری را فراهم می کند. - فرآیندها و ارتباطات را بخوبی مدیریت کنید.
یکی از مرحله نهایی فرآیند کنترل تغییر شامل اجرای فرآیندهای تغییر و ابلاغ برنامه ها و رویه های جدید به همه اعضای تیم است. این امر برای اطمینان از اینکه آنها اهداف پروژه جدید و چگونگی ادامه موفقیت آمیز با تکمیل پروژه را در حالی که در بودجه و به موقع هستند، درک می کنند. برقراری ارتباط با تغییرات تایید شده ممکن است بهره وری را افزایش دهد زیرا اعضای تیم می توانند از اطلاعات مربوط به تغییرات برای ارزیابی وظایف پروژه خود و ارتباط آنها با اهداف پروژه استفاده کنند.
البته به یاد داشته باشید شناسایی، برنامه ریزی، راه اندازی و اجرای یک سیستم مدیریت تغییر خوب به ارتباطات پیشرفته بستگی دارد. ارائه خطوط ارتباطی شفاف و باز در طول فرآیند یک عنصر اساسی در همه روشهای تغییر است که شفافیت و ساختارهای ارتباطی دو طرفه را برای ارائه راههایی برای رهایی از ناامیدی یا تشویق آنچه که کار میکند و تغییر آنچه که کار نمیکند توصیه میکند.
بهتر است شخص یا گروهی که درخواست تغییر داشته اند، بر تحویل و نهایی شدن آن نظارت کنند و مطمئن شوند که رضایت نسبی آنها را تأمین می کند. هنگامی که صورتجلسه اتمام تغییر را امضا کردند، پس از آن هر گونه اسناد شاخصی مانند گزارش تغییرات، و … می بایست برای استفاده در آینده بایگانی شود. - چرخه بهبود مستمر را فراموش نکنید.
شناسایی تمرکز و شفاف سازی اهداف برای اطمینان از اینکه تغییرات باعث بهبود یک فرآیند، یک محصول یا یک نتیجه می شود، بسیار مهم است. شناخت منابع، انتقال هموار به تغییرات را تسهیل میکند و پایه محکمی را فراهم میکند که اجرای موفقیتآمیز را ممکن میسازد.
اگرچه این تغییر دشوار است، اما شناسایی و حذف موانع نیز روندی مداوم است. و این فرآیند فقط به اندازه تعهد به اندازه گیری و تجزیه و تحلیل مانند منابع و داده ها خوب است.
دیدگاه شما