تأملی بر آثار تغییر و شیوه مدیریت آن در پروژه ها
کنترل تغییر فرآیندی است که از طریق آن کلیه درخواست‌ها برای تغییر برنامه اصلی یک پروژه، ارزیابی و سپس تأیید، رد یا به تعویق می‌افتند.
در تمام پروژه ها حتی با وجود دقیق ترین برنامه ریزی ها و برآوردها توسط کارشناسان و مدیران برنامه ریزی تغییرات جز جدایی ناپذیر هستند، که اگر بخوبی مدیریت شوند، می توانند در جهت بهبود باشند. خلاصه اینکه تغییر اتفاق می افتدو اگر هزینه را کنترل کنید چیز بدی نیست! اما برخی از هزینه های پنهان تغییر اغلب نادیده گرفته می شود. بسیار دقت کنید! هزینه هایی وجود دارد که باید قبل از تأیید درخواست تغییر پروژه، بررسی کنید.
تأثیر تغییر روی عوامل پروژه
تغییرات علاوه بر ابعاد مدیریتی و اجرایی کلان حتی الامکان می بایست از وجوه کارشناسی و تخصصی بسیار جزیی نیز بررسی شود و با کمک سایر مسئولان و عوامل متخصص و مجری پروژه بهترین تصمیم اخذ شود. گاهی تغییر یک تجهیز تأسیساتی بدلیل عدم امکان تأمین توسط واحد پشتیبانی تمامی جزییات دیگر مانند زیرساخت های سازه ای، محدودیت های معماری، شیوه بهره برداری را تحت الشعاع قرار می دهد و علاوه بر زمان بیشتر ،نارضایتی تیم طراحی، کارفرما و ادعاهای پیمانکاران را در پی خواهد داشت، تسریع در مدیریت تغییر لزوماً بهترین راه حل نیست.
هزینه تغییر
هزینه تصمیمات فرآیند اضافی و انتقال تغییرات ممکن است بر فرآیندهای تحویل و بهره برداری تأثیر بگذارد. اگر تصمیم گیری روی مسائل اجرایی و بهره برداری تأثیر دارد، حتماً هزینه و تبعات این مراحل را محاسبه کنید. برای مراحل دستی، احتمال اشتباه و هزینه خطای انسانی را در نظر بگیرید و همچنین برای مراحل خودکار، هزینه نگهداری و آزمایش رابط های فنی را فراموش نکنید.
• هیچ کارفرمایی از افزایش زمان پروژه و تأخیر خوشحال نمی شود!
• هیچ پیمانکاری از دوباره کاری و تغییراتی که حتی منجر به ساده تر شدن کار می شود چشم پوشی نمی کند!
• هیچ تیم مهندسی به راحتی تغییرات را نمی پذیرد و طرحش را با آن وفق نمی دهد!
می توان گفت مدیریت تغییر در پروژه در وهله اول مدیریت روابط مؤثر انسانی است و سپس کنترل عوامل فیزیکی و کلاسیک مدیریت پروژه است. تغییر چه هزینه هایی را توجه پروژه می کند و در نهایت چه دستاوردی برایتان خواهد داشت، این پاسخ فرآیند نهایی مهندسی ارزش است که یکی از مسئولیت های اساسی شما بعنوان تیم مدیریت پروژ ه است.

درخواست تغییر چیست؟
درخواست تغییر زمانی است که کارفرما، بهره بردار یا هر یک از ارکان پروژه تغییراتی در متریال، شیوه ها و جزییات اجرایی، تجهیزات و بطور کلی هر عاملی که متفاوت از طرح های اولیه است را درخواست می کنند، یا احساس می کنند که پروژه می تواند از یک تغییر خاص بهره مند شود. درخواست‌های تغییر برای مستندسازی و پیگیری تغییرات ضروری هستند تا مدیر پروژه بتواند درخواست‌های تکراری یا گزینه‌های قبلی راه‌حل‌ها را شناسایی کند. آنها همچنین ممکن است به مدیر پروژه کمک کنند تا آخرین تغییرات پروژه را به اعضای تیم منتقل کند و تأیید کند که آنها تغییرات را درک می کنند. اکثر برنامه های مدیریت تغییر اغلب به درخواست تغییر نیاز دارند.
عناصر کلیدی مدیریت تغییر
موارد زیر یک چارچوب کنترل تغییر برای کنترل تغییر در پروژه ایجاد می کنند که می توانید با کمک آنها با ریسک کمتری شرایط را تحت کنترل داشته باشید و در نهایت نتیجه ی مناسبتری حاصل شود.
تیم کنترل تغییر:
تیم کنترل تغییر گروهی از نمایندگان تیم پروژه است که به طور منظم برای تأیید یا رد درخواست های تغییر تشکیل جلسه می دهند و اگر آنها یک درخواست تغییر را تأیید کنند، می تواند به یک دستور تغییر تبدیل شود.
درخواست تغییر:
درخواست تغییر یک درخواست رسمی برای تغییر در یک پروژه است. این سندی است که توضیح می‌دهد چه تغییراتی باید ایجاد شود و دلایل اصلی اجرای آنها چیست. درخواست تغییر می تواند توسط ذینفعان داخلی یا خارجی پروژه ارسال شود. الگوی درخواست تغییر رایگان ما می تواند به شما در ساده سازی این فرآیند کمک کند.
تغییر سفارشات:
هنگامی که هیئت کنترل تغییر درخواست تغییر را تأیید کرد، دستور تغییر توسط هیئت مدیره و مشتریان یا ذینفعان امضا می شود.این توافق دو طرف برای تغییر شرایطی است که برای اولین بار در قرارداد اصلی تنظیم شده بود. الگوی سفارش تغییر رایگان ما یک ابزار عالی برای ایجاد سفارشات تغییر شما است.
گزارش تغییرات:
گزارش تغییرات یک ابزار مدیریت تغییر است که برای مستندسازی تمام تغییرات ایجاد شده در طرح پروژه یا هر قراردادی استفاده می‌شود. این یک ابزار ضروری برای هر مدیر پروژه است.

یک مثال ساده فرآیند کنترل تغییر
بیایید نگاهی به یک تغییر فرضی در یک پروژه بیندازیم و پنج مرحله را که بخشی از فرآیند کنترل تغییر است طی کنیم. چیزی به سادگی عملیات اجرایی کفپوش یک واحد ادری را در نظر بگیرید. کارفرما درخواست می کند مصالح کف واحدش از سنگ مرمریت مورد توافق به سنگ گرانیت تغییر کند.
این تغییر طی جلسه ای با مدیر پروژه ساخت و ساز مطرح می شودو او جوانب کلان و آثار آنرا بررسی می کند.سپس تیم ساخت و ساز بررسی می کند که این تغییر متریال چه تاثیری بر پروژه خواهد داشت. آیا آنها قبلا سنگ مرمریت را خریداری کرده اند، آیا سنگ گرانیت گران تر است، آیا در بازار موجود است و یکسری بررسی های دیگر که می توان به آن پرداخت.
پس از بررسی تأثیر آن، مدیر پروژه تصمیم می گیرد. اگر ادامه راه بر بودجه تأثیر بگذارد، با کارفرما برا ی تأمین ما به تفاوت مشورت خواهد شد. بدیهی است زمانی که همه موافق باشند، تغییر ایجاد می شود. متریال جدید خریداری شده و در محل مربوطه استفاده خواهد شد. در نهایت کارفرما جزییات اجرایی و نوع متریال جدید و هرگونه تغییر هزینه را تأیید می کند و تعهدات مالی و مسئولیتی آنرا متقبل می شود که این فرآیند کنترل تغییر را با موفقیت پایان می رساند.